|
[Slim ordenen en ] Beter terugvinden van informatie en kennis reduceert kosten en biedt kansen
[Terug naar voorlopige Homepage]
De hoeveelheid informatie die dagelijks wordt geraadpleegd is zelfs bij kleinere organisaties vaak enorm. In de loop der jaren verzamelt zich heel wat input, die zich opstapelt en onvoldoende gestructureerd opgeslagen wordt. Dikwijls kost het onnodig veel tijd om de juiste gegevens terug te vinden. Gelukkig zijn er oplossingen. CELT Consultancy BV, het bedrijf van Leo Meerman, biedt uitkomst. Informatie en kennis terugvindbaar maken is zijn core business en steeds meer bedrijven ontdekken de meerwaarde van goed ingerichte zoeksystemen.
Als organisaties exact inzichtelijk kregen hoeveel tijd er op jaarbasis gemoeid is met het opzoeken van informatie, zou menig manager of ondernemer acuut actie ondernemen. Het zijn vaak ‘maar’ minuten per keer, totdat je het optelt voor alle medewerkers. Onderzoek geeft aan dat dit bij informatie-intensieve organisaties kan oplopen tot een kwart of zelfs meer van de werktijd per medewerker. Door het opzetten van de juiste systematiek en het trainen van medewerkers valt al gauw 10 tot 20 procent te besparen in tijd en personele kosten. Dat is een flinke efficiencyslag. Bijkomende voordelen? Het voorkomen van ergernissen over het niet kunnen vinden van de informatie en snellere dienstverlening, dus een hogere servicegraad. Om dit werkelijk goed en vooral toekomstgericht vorm te geven is het wijs er een informatiearchitect als Leo er bij te halen. “Eerst analyseren en dan structureren.”, is zijn uitgangspunt.
Kritisch beoordelen “Mijn vakgebied betreft voornamelijk het terugvindbaar maken van de zogenaamde ongestructureerde informatie. Hieronder verstaan we gegevens in onder andere brieven, e-mails, webpagina’s, rapporten en verslagen maar ook in audio-, video- en fotobestanden. Er worden zoekkenmerken toegevoegd, aangevuld met bijvoorbeeld trefwoorden en/of codes. Dit kan een tijdrovende klus worden, zeker wanneer hele archieven op die wijze moeten worden ingevoerd. Daarom beschouw ik het als belangrijk onderdeel van mijn dienstverlening om allereerst met een opdrachtgever te bekijken of zo’n investering reëel is. Afhankelijk van de wensen en het beschikbare budget wordt vervolgens naar mogelijke oplossingen gezocht. Zo’n oplossing kan eenvoudigweg bestaan uit het beter gebruik maken van software die al in huis is tot aan het inzetten van de meest geavanceerde ‘enterprise search systems’ die de markt te bieden heeft.”
Ook voor het MKB “In hoeverre zulke geavanceerde zoeksystemen zin hebben hangt ook van de sector af waarin een organisatie opereert.”, vertelt Meerman. “Hoe lang behoudt informatie z’n waarde? Hoe snel veroudert de kennis op het vakgebied? Dat zijn twee belangrijke vragen bij de keuze voor een geschikte oplossing. Grote organisaties waar ik voor werkte, als het Ministerie voor Landbouw, Drinkwaterbedrijf Vitens, het Bouwfonds, Océ of artsenlaboratorium Saltro maken logischerwijs andere keuzes dan de meeste MKB-ers. Toch kan ook een kleiner bedrijf veel winnen met de juiste software en een consciëntieus gebruik van zoeksystemen. Deze heb ik in verschillende vormen gerealiseerd bij een uitzendbureau, een ICT-adviesbureau, een traumacentrum in een ziekenhuis en zelfs een internetprovider.”
Naast tijd (en dus kosten) besparen biedt de toegenomen efficiency nog een belangrijk winstpunt, namelijk verbeterde service, richting klanten maar ook intern. Hoogwaardige dienstverlening wordt immers alsmaar belangrijker. Met terugvindbaarheid bespaar je dus niet alleen. Je houdt en wint er tevens klanten door. Redenen te over om met Leo eens te sparren over het managen van de ongestructureerde informatie in uw organisatie . Hij brengt de mogelijkheden graag voor u in kaart.
|
